Worknitive'i Nasıl Kullanırım?
İK, izin, puantaj, harcama ve AI süreçlerini en verimli şekilde yönetmeniz için ihtiyacınız olan tüm rehber ve ipuçları burada.
Giriş ve Şifre Yönetimi
Hesap Erişimi ve Güvenliği
Worknitive İK Yazılımı, kullanıcı hesaplarının güvenliğini sağlamak için endüstri standartlarında şifreleme, doğrulama ve erişim denetim yöntemleri kullanır. Bu kılavuzda, platforma giriş yapma, ilk şifre oluşturma, şifre yenileme ve güvenlik politikaları adımlarını inceleyebilirsiniz.
1. Worknitive Platformuna Giriş (Login)
Şirketiniz tarafından sizin adınıza hesap tanımlandıktan sonra platforma erişmek için giriş ekranını kullanabilirsiniz:
Adım Adım İşlem Sırası
- Web tarayıcınızdan şirketiniz için özel tanımlanan Worknitive Giriş Sayfasına gidin.
- E-posta Adresi ve Şifre bilgilerinizi girin.
- “Giriş Yap” butonuna tıklayın.
2. İlk Giriş: Yeni Kullanıcı Davetiyesi ve Şifre Oluşturma
Worknitive platformuna yeni katılan personeller için şifre belirleme süreci bir davetiye e-postasıyla başlar:
Adım Adım İşlem Sırası
- E-posta kutunuza gelen “Worknitive | Yeni Kullanıcı Davetiyesi” başlıklı e-postayı açın.
- E-posta içerisindeki “Hesabımı Oluştur” (veya Davet Bağlantısı) butonuna tıklayın.
- Karşınıza açılacak olan ekranda şu adımları izleyin: - KVKK Aydınlatma Metni: KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) aydınlatma metnini okuyun ve “Okudum, onaylıyorum” kutucuğunu işaretleyin. Bu onay yasal olarak zorunludur. - Şifre Belirleme: Şifrenizi belirleyin ve güvenlik amacıyla ikinci kutucuğa şifrenizi tekrar yazın. - Onaylama: “Hesabımı Oluştur” butonuna basarak hesabınızı aktif hale getirin.
3. Şifremi Unuttum: Şifre Yenileme (Reset) Adımları
Şifrenizi unuttuysanız giriş ekranından şifrenizi sıfırlayabilirsiniz:
Adım Adım İşlem Sırası
- Giriş ekranında yer alan “Şifremi Unuttum” bağlantısına tıklayın.
- Şirket e-posta adresinizi girin ve “Şifre Sıfırlama Bağlantısı Gönder” butonuna tıklayın.
- E-posta adresinize gönderilen şifre sıfırlama linkine tıklayarak yeni şifrenizi belirleyin.
4. Şifre Güvenlik Kuralları ve Sınırlamaları
Worknitive hesabınızın güvenliğini üst düzeyde tutmak amacıyla şifre belirlerken aşağıdaki kurallar arka plan (backend) tarafından denetlenir: • 4.1. Şifre Gücü Kuralları: - Şifreniz çok yaygın kullanılan kelimelerden oluşmamalıdır. - Şifreniz tamamen sayısal olmamalı ve kişisel bilgilerinizle (adınız, e-postanız) benzerlik taşımamalıdır. - Şifrenizin minimum uzunluğu sistem yöneticilerinizin belirlediği sınırlara uymalıdır (Genellikle en az 8 karakter). • 4.2. Son 3 Şifre Geçmişi Kuralı (Password History): - Belirleyeceğiniz yeni şifre, güncel şifrenizden ve geçmişteki son 2 şifrenizden (toplam son 3 şifre) kesinlikle farklı olmalıdır. - Yeni belirlediğiniz şifre eski şifrelerinizle eşleşirse sistem “Yeni şifre son 3 şifreden farklı olmalıdır” hatası verir. - Şifrenizi başarıyla güncellediğinizde eski şifrenizin özeti (hash) şifre geçmişi veritabanına kaydedilir ve eski kayıtlar temizlenir.
İzin ve Personel Takibi
İzin Süreçleri ve Hak Edişler
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde Personel İzin Talebi oluşturma, yönetici onay süreçlerini yönetme ve yıllık izin haklarını takip etme aşamalarını adım adım açıklamaktadır. Hem çalışanların hem de insan kaynakları yöneticilerinin platformdaki izin modülünü en verimli şekilde kullanabilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
1. Çalışanlar İçin: Worknitive Üzerinden İzin Talebi Nasıl Oluşturulur?
Worknitive bulut tabanlı İK yazılımı sayesinde hem Web (Tarayıcı) hem de Mobil (Android & iOS) uygulamaları üzerinden saniyeler içinde izin talebinde bulunabilirsiniz. 💻 Web Arayüzü Üzerinden İzin Girişi: 1. Sol menüde yer alan İzinler sekmesine gidin. 2. Sağ üst köşede bulunan “İzin Talebi Oluştur” butonuna tıklayın. 3. Açılan online izin talep formunda aşağıdaki bilgileri doldurun: - İzin Türü: Yıllık İzin, Mazeret İzni, Evlilik İzni vb. seçimini yapın. (Seçtiğiniz izin türünün altında kalan bakiye hakkınız otomatik olarak gösterilecektir). - Tarih Seçimi: İzin başlangıç ve bitiş tarihlerinizi takvimden seçin. - Açıklama: İzninizin nedenini veya acil durumlarda size ulaşılabilecek ek bilgileri yazabilirsiniz (Opsiyonel). 4. “Kaydet” butonuna basarak talebinizi tamamlayın. Talebiniz anında yöneticinizin onay ekranına düşecektir. 📱 Mobil Uygulama Üzerinden İzin Girişi: 1. Worknitive mobil uygulamasında “İzinlerim” veya “İzin Ekle” ekranına geçiş yapın. 2. Takvim üzerinden izin almak istediğiniz başlangıç ve bitiş tarihlerine dokunun. 3. İzin türünü seçip açıklamanızı yazın. 4. “Talebi Gönder” butonuna basarak işleminizi tamamlayın.
2. Yöneticiler İçin: İzin Talepleri Nasıl Onaylanır ve Reddedilir?
Worknitive, yöneticilerin kendilerine bağlı çalışanların izin taleplerini hızlı ve şeffaf bir şekilde yönetmesini sağlar. 1. E-posta ile İzin Onay Bildirimi: Bir çalışan izin talebi oluşturduğunda, onay sırasındaki yöneticiye otomatik bir e-posta bildirimi gider. E-posta içerisindeki yönlendirme linkine tıklayarak doğrudan onay ekranına ulaşabilirsiniz. 2. Web Onay Ekranı: - İzinler > Yönetici Onayları sayfasına gidin. - Burada “Bekleyen” statüsündeki izin taleplerini listelenmiş olarak göreceksiniz. - Talebi inceledikten sonra satır sonundaki “Onayla” (Yeşil) veya “Reddet” (Kırmızı) butonlarına basarak kararınızı verin. 3. Mobil Uygulamadan İzin Onaylama: Worknitive mobil uygulamasındaki yönetici paneli üzerinden de bekleyen talepleri tek tıkla onaylayabilir veya reddedebilirsiniz.
3. İzin Günleri Nasıl Hesaplanır?
Worknitive, izin günlerini hesaplarken şirketinizin çalışma takvimini ve vardiya planlarını otomatik olarak dikkate alır: - Takvim Günü Esası: Eğer izin türü takvim günü esasına göre tanımlanmışsa, başlangıç ve bitiş arasındaki hafta sonu dahil tüm günler izin süresinden düşer. - İş Günü Esası (Haftalık Tatil Muafiyeti): * Vardiya Modülü Aktifse: İzin aldığınız tarihlerde vardiya planınızdaki haftalık tatil (Off) günleriniz izin gün sayısına dahil edilmez (İzninizden düşmez). * Genel Takvim Aktifse: Şirketin belirlediği resmi iş günleri dışındaki günler (Örn: Cumartesi-Pazar veya sadece Pazar) izin süresinden düşülmez. - Cumartesi İlavesi Kuralı: Şirket ayarlarınıza göre, izin süreniz Pazartesi-Cuma günlerinin tamamını kapsıyorsa veya izin günlerinizin içinde Cuma günü varsa, Worknitive izninize otomatik olarak +1 gün (Cumartesi) ekleyebilir.
4. İzin Hakları ve Bakiye Takibi
Her çalışanın kullanabileceği izin türleri ve hak ediş limitleri şirket yönetimi tarafından tanımlanır. - Yıllık İzinler: Kıdeminize (çalıştığınız yıl sayısına) göre her yıl dönümünüzde otomatik olarak yenilenir ve önceki yıldan kalan izinleriniz devreder. - Kalan İzin: Toplam hak ettiğiniz izin gün sayısından, “Onaylanmış” ve “Onay Bekleyen (Bekliyor)” durumdaki izinlerinizin gün sayısı düşülerek hesaplanır.
Harcama ve Masraf Yönetimi
Masraf Süreçleri ve Akıllı Fiş Okuma (OCR)
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde Harcama Girişi (Masraf Bildirimi) yapma, OCR (Akıllı Fiş Okuma) teknolojisini kullanma, bütçe limitlerini takip etme ve onay süreçlerini yönetme aşamalarını detaylandırmaktadır. Hem çalışanların masraflarını hızlıca girmesi hem de finans/İK ekiplerinin bütçeleri kontrol etmesi amacıyla tasarlanmıştır.
1. Çalışanlar İçin: Harcama Talebi Nasıl Oluşturulur?
Worknitive üzerinde harcamalarınızı hem Web (Tarayıcı) hem de Mobil (Android & iOS) uygulamaları üzerinden iki adımda hızlıca kaydedebilirsiniz. 💻 Web Arayüzü Üzerinden Harcama Girişi: Adım 1: Fiş/Fatura Yükleme ve Yapay Zeka (OCR) ile Otomatik Okuma: 1. Sol menüdeki Harcamalar sekmesine gidin. 2. Sağ üstteki “Harcama Ekle” butonuna tıklayın. 3. Karşınıza çıkan ilk adımda harcamanıza ait fiş veya fatura dosyasını (PDF veya görsel formatta) sürükleyip bırakın veya seçin. 4. Fişi yüklediğiniz anda Worknitive’in OCR Akıllı Fiş Okuma servisi devreye girerek fiş üzerindeki Tutarı, KDV Oranını, Fiş Tarihini ve Para Birimini otomatik olarak okur ve alanları doldurur. 5. OCR okumasını kontrol edip gerekirse düzeltmeler yaptıktan sonra “Devam Et” butonuna tıklayın. Adım 2: Bütçe Seçimi ve Kaydetme: 1. Bütçe Türü Seçimi: Harcamanızın hangi bütçe kalemine (Örn: Yemek Bütçesi, Yol Bütçesi, Sağlık Bütçesi) yazılacağını seçin. 2. Seçim yaptığınızda Worknitive, o tarihteki kalan bütçe limitinizi reaktif olarak ekranda (“Mevcut Bütçe: 1.500 TL”) gösterecektir. 3. Para birimi uyuşmazlığı kontrol edilir (Seçtiğiniz bütçenin para birimi ile fişin para birimi aynı olmalıdır). 4. “Kaydet” butonuna basarak masrafınızı yöneticinizin onayına sunun.
2. Ortak Harcama (Split Expense) Özelliği Nedir?
Worknitive, şirket içinde birden fazla çalışanın dahil olduğu ortak harcamaları (Örn: Ekipçe yenilen bir iş yemeği) bölüştürerek girmenizi sağlar. - Nasıl Kullanılır?: Harcama detayları adımında “Ortak Harcama Ekle” seçeneğini işaretleyin. - Kişi Sınırı: Harcamayı giren asıl çalışan hariç, en fazla 4 ortak çalışan ekleyebilirsiniz. - Bölüşme Mantığı: Ortakların isimlerini seçip her birinin payına düşen tutarı girin. Worknitive, paylaşılan tutarları ana harcama tutarından düşer ve kalan tutar giren kişinin bütçesinden düşer. Ortakların payları ise onaylandığında kendi bütçe bakiyelerinden otomatik olarak tahsil edilir.
3. Yöneticiler İçin: Masraf Taleplerini Onaylama ve Reddetme
Worknitive, masraf taleplerinin finans departmanına ulaşmadan önce yöneticiler tarafından kontrol edilerek onaylanmasını sağlar. 1. E-posta Bildirimi: Çalışanınız masraf girdiğinde size onay linkini içeren bir e-posta ulaşır. 2. Yönetici Onay Sayfası: - Web portalında Harcamalar > Yönetici Onayları sayfasına gidin. - Bekleyen harcama fişlerini, fatura görsellerini ve detaylarını inceleyin. - “Onayla” veya red gerekçesini yazarak “Reddet” butonuna basın. 3. Nihai Onay ve Bütçe Düşümü: Harcama ancak onay sürecindeki son yönetici de onay verdiğinde nihai olarak “Onaylandı” statüsüne geçer. Bu aşamaya kadar bütçede “bekleyen” olarak görünen tutar, nihai onay alındığı an bütçe bakiyesinden kalıcı olarak düşülür.
4. Bütçe Tipleri ve Limit Kuralları
Worknitive üzerinde iki tip bütçe tanımlanabilir: • Kişiye Özel (per_person): Her çalışana belirli dönemlerde (aylık/3 aylık) tanımlanan özel bütçeler. Limit aşımında Worknitive harcama girilmesine izin vermez. • Havuz Bütçesi (pooled): Birden fazla çalışanın ortak kullandığı şirket/departman bütçesi. Ortak havuz bakiyesi yettiği sürece harcama yapılabilir.
Yoklama ve Mola Yönetimi
Zaman Takibi ve Konum Doğrulama
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde çalışanların günlük Giriş/Çıkış (Check-in/Check-out) işlemlerini yapmalarını, Mola sürelerini kaydetmelerini, GPS/QR konum doğrulamalarını kullanmalarını ve yöneticilerin yoklama listelerini yönetmelerini adım adım açıklamaktadır.
1. Çalışanlar İçin: Mobil Giriş/Çıkış (Check-in / Check-out)
Worknitive mobil uygulaması sayesinde iş yerine vardığınızda girişinizi ve mesai bitiminde çıkışınızı doğrudan akıllı telefonunuzla yapabilirsiniz. 📍 GPS Konum Doğrulamalı Giriş/Çıkış: 1. Mobil uygulamada “Yoklama” veya “Giriş Yap” ekranına gidin. 2. Cihazınızın GPS/konum servislerinin açık olduğundan emin olun. 3. “Giriş Yap (Check-in)” butonuna tıklayın. 4. Mesai bitiminde ise aynı ekrandan “Çıkış Yap (Check-out)” butonuna tıklayarak günlük mesainizi sonlandırın.
2. Mola Başlatma ve Bitirme (QR Kod Doğrulaması)
Çalışma gününüz boyunca verdiğiniz molaları Worknitive üzerinden kaydederek mola sürelerinizin doğru hesaplanmasını sağlayabilirsiniz. 1. Mola Başlatma: Mobil uygulamadaki Yoklama ekranından “Molaya Çık” butonuna basın. 2. Mola Bitirme: Dinlenmeniz bittiğinde “Molayı Bitir” butonuna basarak çalışmaya geri dönün.
3. Yöneticiler İçin: Yoklama Yönetimi ve Düzeltmeler
Yöneticiler, kendilerine bağlı ekiplerin günlük devam durumlarını web ve mobil panellerden anlık takip edebilir ve yoklama girişlerini düzenleyebilirler. 💻 Web Yoklama Matrisi Görünümü: - Günlük Liste: Yoklama > Günlük Liste ekranına giderek o günkü “Geldi”, “Gelmedi”, “İzinli” ve yoklaması girilmemiş “Eksik” çalışanların durum kartlarını anlık görebilirsiniz. - Haftalık/Aylık Matris: Çalışanların satırlarda, günlerin sütunlarda olduğu tablo üzerinden tüm ayın devam durumunu inceleyebilirsiniz. - Toplu Yoklama Girişi: 1. Birden fazla çalışanı seçip “Yoklama Durumu Güncelle” butonuna tıklayın. 2. Statüyü (Örn: Geldi, Raporlu, Bayram İzni, Haftalık İzin vb.) seçin. 3. Giriş/Çıkış saatlerini ve gerekiyorsa açıklama notunu (Örn: Raporlu durumlar için) girip kaydedin.
4. Yoklama Durum Kodları
Worknitive üzerinde yoklama durumları şu kısaltmalarla gösterilir: • G (Geldi): Çalışanın işe giriş yaptığı normal çalışma günü. • GM (Gelmedi): Mazeretsiz veya izinsiz olarak işe gelmeyen çalışanlar. • Hİ (Haftalık İzin): Çalışanın haftalık tatil/off günü (Vardiya planına göre belirlenir). • Üİ (Ücretli İzin) / ÜZ (Ücretsiz İzin): İzin modülüyle entegre çalışır. Çalışanın onaylanmış izni olduğunda otomatik işlenir. • Bİ (Bayram İzni) / BÇ (Bayram Çalışma): Resmi tatil günlerine özel durumlar.
Evrak ve Belge Yönetimi
Dijital Özlük ve Yapay Zeka Belge Analizi
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde yöneticilerin çalışanlardan özlük belgeleri (Örn: Adli Sicil Kaydı, Nüfus Cüzdanı, İkametgah vb.) talep etme süreçlerini, çalışanların bu belgeleri yükleme adımlarını ve yüklenen belgelerin Yapay Zeka (OCR & AI) ile nasıl otomatik analiz edildiğini açıklamaktadır.
1. Çalışanlar İçin: Kendinizden Talep Edilen Belgeleri Yükleme
Yöneticiniz sizden bir belge talep ettiğinde Worknitive size otomatik bir bilgilendirme ve yönlendirme e-postası gönderir. 💻 Web Arayüzü veya E-posta Linki Üzerinden Belge Yükleme: 1. Size gelen e-postadaki “Belge Yükle” butonuna tıklayarak doğrudan yükleme sayfasına gidin veya Worknitive web portalında profilinizdeki “Belgelerim” sekmesini açın. 2. Bekleyen belge taleplerini (Örn: “Adli Sicil Kaydı - Bekliyor”) göreceksiniz. 3. İlgili belgenin yanındaki “Dosya Seç/Yükle” alanına tıklayın. 4. Dosyanızı (PDF, JPG, PNG formatlarında) sürükleyip bırakın. 5. Dosya başarıyla yüklendiğinde statü anında yeşil renkli “Yüklendi” olarak güncellenecektir. 📱 Mobil Uygulama Üzerinden Belge Yükleme: 1. Worknitive mobil uygulamasında “Evrak Taleplerim” sayfasına gidin. 2. Kendinizden talep edilen bekleyen belgelerin listesini göreceksiniz. 3. Talep satırına dokunun; telefon kameranızı açarak evrakın fotoğrafını çekebilir veya galerinizdeki bir dosyayı seçerek doğrudan yükleyebilirsiniz.
2. Yöneticiler İçin: Belge Talebi Oluşturma ve Gönderme
Yöneticiler, yeni işe giren veya dosyalarında eksik evrak bulunan çalışanlar için toplu veya tekil olarak evrak talebi oluşturabilirler. 1. Talep Ekranı: Web portalında Talepler > Evrak Talebi Gönder sayfasına gidin. 2. Çalışan ve Belge Seçimi: Talebi göndermek istediğiniz çalışanları ve kendilerinden istediğiniz belge gereksinimlerini (Örn: Diploma, Sağlık Raporu) seçin. 3. E-posta Şablonu Belirleme: Worknitive’deki hazır taslaklardan bir e-posta şablonu seçin. Şablon içeriğindeki {isim}, {şirket} ve teslim tarihi {tarih} gibi dinamik alanlar, her çalışan için otomatik olarak doldurulacaktır. 4. Talebi Gönder: “Gönder” butonuna bastığınızda, seçilen tüm çalışanlara zengin içerikli HTML talep e-postaları aynı anda ulaştırılır.
3. Yapay Zeka (AI) ve OCR Belge Analiz Entegrasyonu
Worknitive, yüklenen belgeleri manuel kontrol etmek yerine yapay zeka kullanarak analiz eder. Bu sayede evrak üzerindeki önemli bilgiler okunarak çalışanın profiline otomatik doldurulur. - Nasıl Çalışır?: * Çalışan bir belge (Örn: Kimlik veya Mezuniyet Belgesi) yüklediğinde, yönetici panelinde bu belgenin yanında “Yapay Zeka ile Analiz Et” butonunu görürsünüz. * Butona tıklandığında Worknitive OCR teknolojisiyle belgedeki metinleri tarar (Dosya PDF ise ilk sayfasını yüksek kaliteli resme çevirerek işler). * Taranan metinler GPT yapay zeka modeli tarafından analiz edilerek çalışanın profilinde yer alan şu 10 alan çıkarılmaya çalışılır: Doğum Tarihi, Cinsiyet, Medeni Hal, Banka Adı, IBAN, Şehir, Posta Kodu, Açık Adres, En Son Mezun Olunan Okul, Öğrenim Durumu.
Raporlar ve Dashboard Analitiği
Gösterge Paneli ve Dışa Aktarma Araçları
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde yöneticilerin ve İK uzmanlarının şirket içi süreçlerin genel durumunu Dashboard (Gösterge Paneli) üzerinden izlemelerini, dinamik filtreleme araçlarını kullanmalarını ve özel Excel, PDF, CSV Raporları oluşturup indirmelerini adım adım açıklamaktadır.
1. Dashboard Üzerinden Süreç Takibi ve Grafik Okuma
Worknitive giriş yaptıktan sonra sol menüdeki Raporlar sekmesine tıklayarak şirketinizin canlı gösterge paneline ulaşabilirsiniz. 📍 Reaktif Filtre Barı: Ekranın en üstünde yer alan filtreleme alanı sayesinde tüm grafikleri ve tabloları anında daraltabilirsiniz: - Organizasyonel Süzgeç: Şirket, Şube ve Departman bazlı süzme yapabilirsiniz. (Şirket seçtiğinizde şubeler, şube seçtiğinizde ise departmanlar otomatik olarak o kapsamdaki kayıtlarla daralır). - Dönem Süzgeci: “Aylık” (Örn: Haziran 2026) veya “Tarih Aralığı” (Örn: 01.06.2026 - 15.06.2026) modlarında çalışabilirsiniz. 💳 Canlı Özet Kartları: - Toplam Çalışan: Seçtiğiniz kapsam ve dönemdeki aktif çalışan sayısı. - Bu Ay Bekleyen İzin: Henüz onaylanmamış bekleyen izin taleplerinin sayısı. - Toplam Harcama: Onaylanmış masrafların toplam parasal tutarı (TL para biriminde). - Eksik Yoklama Kaydı: Vardiya planına göre işe gelmesi gereken ancak girişi bulunmayan çalışanların sayısı.
2. Analitik Grafikler ve Kırılım Tabloları
Worknitive verileri görselleştirerek hızlı kararlar almanıza yardımcı olur: 📊 Aylık Operasyon Hacmi (Bar Grafik): - Seçtiğiniz döneme göre geriye dönük 3, 6 veya 12 aylık operasyon hacmini dikey sütunlar halinde gösterir. Sütunlar; ilgili ayda açılmış olan toplam izin, harcama ve evrak taleplerinin toplam sayısını temsil eder. 🍩 Rapor Dağılımı (Doughnut / Halka Grafik): - Şirketinizdeki onay/tamamlanma oranını (completion_rate) gösterir. Renk kodlu segmentleri sayesinde; eksik profilleri, onaylı izinleri, onaylı harcamaları, reddedilen talepleri ve acil aksiyon gereken durumları tek bakışta ayırt edebilirsiniz. 🏢 Departman Dağılımı ve Eksik Evrak Takibi: - Departman Dağılımı: Hangi departmanda kaç çalışan olduğunu ve bunun genel kadroya oranını (%) listeler. - İzin Durumu: Bekleyen, Onaylanan ve Reddedilen izinlerin sayılarını gösterir. - Belge Durumu: Şirketinizin çalışanlardan zorunlu tuttuğu belgelerden (Örn: İkametgah) toplamda kaç çalışanda eksik olduğunu listeler.
3. Özel Rapor Oluşturma ve Dışa Aktarma (Export)
Dilediğiniz veri sütunlarını seçerek ihtiyacınıza özel listeler üretebilirsiniz. 📝 Dinamik Rapor Oluşturma Adımları: 1. Raporlar sayfasındaki “Rapor Oluştur” butonuna tıklayın. 2. Açılan modalda raporda görmek istediğiniz sütunları işaretleyin (Örn: Ad, Soyad, Ünvan, Kalan İzin, Toplam Harcama, Yoklama Özeti). 3. Modalı onayladığınızda rapor tablonuz anında ekranda listelenecektir. 📥 Dosya İndirme Seçenekleri (CSV, Excel, PDF): Rapor önizlemesindeki “Dışa Aktar” butonuna basarak dosya formatını seçin: - CSV: Excel programında Türkçe karakterlerin (ş, ç, ğ, ı, ö, ü) düzgün görünmesini sağlayan UTF-8 BOM (\ufeff) formatıyla indirilir. - Excel (XLSX): Worknitive kurumsal renklerine uygun mor başlık tasarımıyla, verilerin uzunluğuna göre sütun genişlikleri otomatik ayarlanmış olarak indirilir. - PDF: Geniş tabloları tek sayfaya sığdırabilmek amacıyla Yatay A4 (Landscape A4) düzeninde, yazı boyutları kolon sayısına göre otomatik optimize edilmiş olarak indirilir.
Çalışan Ayarları ve Personel Yönetimi
Özlük İşlemleri ve Organizasyon Ayarları
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde Sistem Yöneticilerinin (SysAdmin) çalışan ekleme, personel özlük bilgilerini detaylandırma, Excel ile toplu aktarım yapma ve işten çıkarma (offboarding) ile yetki devri süreçlerini nasıl yöneteceğini adım adım açıklamaktadır.
1. Çalışan Yönetim Paneli ve Listeleme
Yönetici girişi yaptıktan sonra sol menüdeki ⚙️ Ayarlar > Çalışan Ayarları sekmesinden personel listesine ulaşabilirsiniz. • Filtreleme Seçenekleri: - Durum Filtresi: Aktif Çalışanlar ve Eski (İşten Çıkartılmış) Çalışanları ayrı listeler halinde görebilirsiniz. - Departman Filtresi: Şirketinizdeki departmanlara göre personel listenizi daraltabilirsiniz. • Arama Çubuğu: İsim veya e-posta adresi yazarak anında dinamik arama yapabilirsiniz. • Kolon Sıralama: İşe Giriş Tarihi veya Ad Soyad kolonlarına tıklayarak listenizi A’dan Z’ye veya tarihe göre sıralayabilirsiniz.
2. Yeni Çalışan Ekleme
Tekil olarak sisteme yeni çalışan eklemek için sağ üst köşedeki “Çalışan Ekle” butonunu kullanın: 1. Ad ve Soyad: Çalışanın yasal adını ve soyadını girin (Worknitive, isimlerdeki harf hatalarını önlemek için otomatik normalizasyon yapar). 2. İşe Başlama Tarihi: Takvimden işe giriş tarihini seçin. 3. TC Kimlik Numarası: 11 haneli kimlik numarasını girin. 4. Giriş Tercihi (Şirket E-postası): - “Şirket e-posta hesabı ile giriş yapacak” seçeneğini işaretlerseniz çalışanın iş e-postasını girmek zorunludur. Kayıt tamamlandığı an çalışana şifresini belirlemesi için otomatik bir Davet E-postası gönderilir. - Bu seçenek işaretlenmezse çalışan kaydı açılır ancak davet gönderilmez (Daha sonra profilinden gönderilebilir).
3. Excel ile Toplu Çalışan İçe Aktarma (Bulk Import)
Çok sayıda çalışanı sisteme tek tek eklemek yerine Excel şablonu kullanarak toplu yükleme yapabilirsiniz: 1. “Toplu İşlemler” butonuna tıklayıp “Çalışanları İçe Aktar” seçeneğini seçin. 2. Açılan modal pencereden örnek Excel şablonunu indirin. 3. Şablondaki kolonları (Ad, Soyad, TCID, İşe Başlama Tarihi, E-posta vb.) kurallara uygun doldurun. 4. Hazırladığınız Excel dosyasını yükleyip onaylayın. 5. İşlem bittiğinde Worknitive size Yeni Eklenen, Güncellenen ve Hatalı/Atlanan kayıtların istatistik özetini raporlayacaktır.
4. Çalışan Bilgilerini Düzenleme Sihirbazı (8 Adım)
Listede yer alan çalışanın yanındaki üç nokta (⋮) simgesine tıklayıp “Düzenle” seçeneğini seçtiğinizde, 8 sekmeli kapsamlı profil güncelleme sihirbazı açılır: 1. Genel Bilgiler: Profil fotoğrafı yükleme, bağlı olunan şirket, şube, departman, doğrudan yönetici (Manager) seçimi, ünvan ve işe giriş tarihi ayarları. 2. İletişim: Kişisel telefon/e-posta, şirket telefon/e-postası, banka adı ve IBAN bilgileri. 3. Kişisel Bilgiler: Doğum günü, cinsiyet, medeni durum, çocuk sayısı ve askerlik durumu (Tecilli, Yapıldı, Muaf, Yapılmadı). 4. Adres: Ülke, şehir, posta kodu ve açık adres bilgileri. 5. Eğitim: Mezun olunan en son okul ve eğitim durumu derecesi. 6. Acil Durum: Acil durumlarda aranacak kişinin adı, telefonu, yakınlık derecesi ve çalışanın kan grubu. 7. Özlük Dosyaları: Çalışana ait yüklenmiş sözleşme, sertifika vb. tüm fiziki dosyaların listelenmesi ve yönetilmesi. 8. Durum: Çalışanın davet edilme durumu (Kayıt Açıldı, Davet Gönderildi) ve en son sisteme giriş yaptığı tarih (last_login).
5. İşten Çıkartma Süreci ve Yetki Devri (Offboarding)
Bir çalışanın iş akdi sonlandırıldığında, kaydını pasife çekmek ve varsa sorumluluklarını devretmek için “İşten Çıkart” seçeneğini kullanabilirsiniz. • İşten Çıkış Tarihi: İşlemi yaparken çalışanın yasal işten ayrılış tarihini takvimden seçmelisiniz. • Yetki Devri (Handover): - Eğer işten çıkartılacak kişi yönetici (manager) rolündeyse veya ekibinde bağlı çalışanlar (direct reports) varsa, Worknitive yetki devri ekranını açar. - Altındaki ekibin yöneticisiz kalmaması için yetkileri ve ekibi devralacak yeni yöneticiyi listeden seçmeniz istenir. Seçim yapmazsanız ekibi yöneticisiz kalacaktır.
İzin Ayarları ve İzin Türleri
İzin Türleri ve Onay Kuralları Tanımlama
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde Sistem Yöneticilerinin (SysAdmin) şirket içi izin türlerini (Yıllık İzin, Yol İzni, Evlilik İzni, Mazeret İzni vb.) nasıl tanımlayacağını, bu izinleri şube, departman veya kişi bazında nasıl atayacağını ve onay kurallarını nasıl belirleyeceğini adım adım açıklamaktadır.
1. İzin Ayarları Paneli ve İzin Türleri Listesi
Yönetici girişi yaptıktan sonra sol menüdeki ⚙️ Ayarlar > İzin Ayarları sekmesinden şirketinizde aktif olan tüm izin türlerinin listesine ulaşabilirsiniz. Bu ekranda: - İzinlerin varsayılan sürelerini ve birimlerini (gün/hafta), - Ücret durumlarını (Ücretli/Ücretsiz), - Hesaplama türlerini (İş Günü/Takvim Günü), - İznin kimlere atandığını (Tüm Çalışanlar veya Özel Atanmış Şube/Departman/Kişiler) tek bakışta görebilirsiniz.
2. Yeni İzin Türü Tanımlama
Şirket politikanıza özel yeni bir izin türü eklemek için sağ üst köşedeki “İzin Türü Ekle” butonunu kullanın ve formu doldurun: • İzin Adı: İznin adını girin (Örn: “Taşınma İzni”, “Eğitim İzni”). • Varsayılan Süre: Çalışana standart olarak tanımlanacak gün veya hafta miktarını yazın. • Ücret Durumu: İznin Ücretli İzin (Paid) mi yoksa Ücretsiz İzin (Unpaid) mi olacağını seçin. • Yenilenme Sıklığı: İznin Her Yıl (Yearly) mı yenileneceğini yoksa çalışana iş hayatı boyunca Tek Seferlik (Once) mi tanımlanacağını seçin. • Gün Hesaplama Türü: - İş Günü (business_day): Resmi tatiller ve çalışanın vardiyalı haftalık tatil (Off) günleri izin süresine dahil edilmez (İzninden düşmez). - Takvim Günü (calendar_day): Başlangıç ve bitiş arasındaki tüm günler (hafta sonları dahil) izinden düşer. • Kıdem Sınırları (Opsiyonel): İznin belirli bir çalışma yılı kıdemine sahip çalışanlara tanımlanmasını istiyorsanız kıdem yılı aralığı (Min - Max Yıl) belirleyebilirsiniz.
3. İzinlerin Çalışanlara Atanması (Leave Assignment)
Oluşturduğunuz izin türünün şirket içinde kimler için geçerli olacağını “Atama Ayarları” bölümünden belirleyebilirsiniz: 1. Tüm Çalışanlar (mode: all): Bu seçeneği işaretlediğinizde, şirket bünyesindeki tüm aktif çalışanlar bu izin türünden faydalanabilir ve bakiye hakları otomatik tanımlanır. 2. Özel Seçim (mode: target): İzni sadece belirli kriterlere uyan çalışanlara atamak için kullanılır. Bu modu seçtiğinizde şu filtreleri kullanabilirsiniz: - Şubeler: İzni sadece seçtiğiniz şubelerdeki çalışanlara tanımlar. - Departmanlar: İzni sadece seçtiğiniz departmanlardaki çalışanlara tanımlar (Örn: Sadece Satış Departmanı). - Çalışanlar: İzni sadece isim bazlı seçtiğiniz belirli kişilere tanımlar.
4. Yerleşik İzinler ve Güvenlik Kilitleri (Built-in Leaves)
Worknitive, yasal mevzuata uygun çalışan bazı temel izin türlerini “Yerleşik (Built-in)” olarak koruma altında tutar (Örn: Yıllık İzin).
5. İzin Onay Kuralları ve Senaryoları (Approval Rules)
Farklı izinlerin farklı onay mekanizmalarından geçmesini sağlayabilirsiniz. İzin onay kurallarını yönetmek için ⚙️ Ayarlar > Onay Ayarları ekranına gidin. • İzin Türü Eşleme: Oluşturduğunuz onay kuralının hangi izin türlerinde geçerli olacağını seçin (Örn: “Yıllık İzin Onay Kuralı”). • Gün Bazlı Senaryolar: İzin süresine göre farklı onay süreçleri tanımlayabilirsiniz. - Örnek: 1-3 gün arası izinlerde sadece “Doğrudan Yönetici” onayı yeterliyken; 3 günden fazla olan izinlerde sırasıyla “Doğrudan Yönetici” + “İK Müdürü” onay adımlarını zorunlu tutabilirsiniz. • Onay Aşamaları (Steps): Her adım için onaylayacak rolü (Yönetici, Şube Yöneticisi, Sistem Yöneticisi veya isim bazlı Belirli Bir Çalışan) sırasıyla tanımlayabilirsiniz.
Şirket Ayarları ve Organizasyon
Hiyerarşi Ağacı, Şubeler ve Konum Ayarları
Bu kılavuz, Worknitive üzerinde Sistem Yöneticilerinin (SysAdmin) şirketin hiyerarşik organizasyon yapısını (Şirket, Şube, Departman, Alt Departman) nasıl kuracağını, şube GPS konumlarını ve mobil giriş mesafesi yarıçap sınırlarını nasıl yöneteceğini adım adım açıklamaktadır.
1. Organizasyon Yapısı ve Hiyerarşi Ağacı
Yönetici girişi yaptıktan sonra sol menüdeki ⚙️ Ayarlar > Şirket Ayarları sekmesinden organizasyon hiyerarşi ağacına ulaşabilirsiniz. • Ağaç Görünümü (Şirket / Şube / Departman): Şirketinize bağlı şubeler, departmanlar ve alt departmanlar iç içe geçmiş bir hiyerarşi ağacı şeklinde listelenir. • Detay Paneli: Herhangi bir birime (Örn: “Merkez Şube” veya “Yazılım Departmanı”) tıkladığınızda, sağ tarafta o birimin yöneticisi, türü, toplam çalışan sayısı (headcount) ve bağlı alt birimleri listelenir. • Arama Çubuğu: Arama kutusuna birim adı yazarak ağaç yapısı içinde aradığınız şirketi, şubeyi veya departmanı anında süzebilirsiniz.
2. Yeni Organizasyonel Birim Ekleme (Şirket, Şube, Departman)
Hiyerarşiye yeni bir birim eklemek için sağ üstteki “Birim Ekle” butonuna tıklayın: 1. Birim Türü Seçimi: Ekleyeceğiniz birimin türünü (Şirket, Şube veya Departman) seçin. 2. İsim ve Yönetici: Birim adını girin ve (opsiyonel olarak) bu birimden sorumlu yöneticiyi listeden seçin. 3. Rol İlişkileri: - Şirket (Company): Sadece isim ve yönetici girilmesi yeterlidir. - Şube (Branch): Bağlı olacağı ana şirketi seçmeniz zorunludur. - Departman (Department): Bağlı olacağı Şirket ve Şube seçimini yapın. Dilerseniz alt departmanlar kurmak için bir “Üst Departman” seçebilirsiniz. - Çalışan Seçimi (Departman İçin): Departman tanımlarken “👥 Çalışan Seç” butonuna basarak açılan listeden bu departmanda çalışacak personelleri seçip kaydetmelisiniz.
3. Şube Konum Tanımlama (Google Maps Entegrasyonu)
Worknitive mobil giriş/çıkış (check-in) güvenliğini sağlamak amacıyla şubelerinize coğrafi konum tanımlamanızı sağlar. 1. Detay panelinde bir Şube seçin ve “Konum Ekle / Düzenle” butonuna tıklayın. 2. Açılan harita modalında şu yöntemlerden biriyle konumu belirleyin: - Adres Arama: Google Places destekli arama kutusuna adresi yazın. Sistem haritayı otomatik o noktaya odaklayacaktır. - Haritadan Seçme: Harita üzerinde doğrudan tıklayarak veya mevcut mor renkli pimi sürükleyip bırakarak konumu el ile işaretleyin. - Konumuma Git: O anda şube binasındaysanız, tarayıcınızın GPS konumunu kullanarak mevcut koordinatları otomatik alabilirsiniz. 3. Haritada pim yerleştirildiğinde İl, İlçe, Sokak, No, Enlem ve Boylam alanları otomatik olarak doldurulacaktır. 4. “Kaydet” butonuna basarak şube konumunu kaydedin.
4. Giriş Mesafesi Yarıçap Sınırı (Check-in Radius)
Çalışanların şube konumuna ne kadar yakınlıkta olduklarında mobil uygulamadan giriş-çıkış yapabileceklerini belirleyen sınır yarıçapıdır. - Nasıl Düzenlenir?: Şube detay ekranındaki “Giriş Mesafesi” kartında bulunan “Düzenle” butonuna tıklayın. - Mesafe Girişi: Sınır mesafesini metre cinsinden yazın (Varsayılan değer 50 metre, izin verilen minimum mesafe limiti ise 20 metredir). - Kaydetme: “Kaydet” butonuna bastığınızda limit aktif olur. Çalışanlar mobil uygulamadan check-in yaparken bu yarıçap sınırının dışında kalırlarsa giriş işlemleri Worknitive tarafından engellenir.
5. Birimleri Düzenleme ve Silme
• Düzenleme: Detay panelinde birimin yanındaki üç nokta (⋮) simgesine tıklayıp “Düzenle” seçeneğiyle isim, yönetici veya çalışan kadrosunu güncelleyebilirsiniz. • Silme: Bir birimi silmek için üç nokta menüsünden “Sil” seçeneğini seçin.
Bütçe Ayarları ve Limit Yönetimi
Bütçe Kalemleri ve Harcama Limitleri
Worknitive İK Yazılımı, şirketiniz bünyesinde yapılan harcamaları ve masrafları kontrol altında tutabilmeniz amacıyla gelişmiş bir bütçe ve limit yönetim paneli sunar. Bu kılavuzda, yeni bütçe tanımlarının nasıl yapılacağını, çalışanların limitlerinin nasıl belirleneceğini ve dönem yönetim kurallarını bulabilirsiniz.
1. Bütçe Ayarları Modülüne Erişim
Bütçe ayarları, şirketteki masraf yönetim sisteminin temelini oluşturur. Bu ekrana erişmek için: 1. Worknitive paneline Sistem Yöneticisi (SysAdmin) yetkisine sahip bir hesapla giriş yapın. 2. Sol menüde yer alan Ayarlar sekmesine tıklayın. 3. Ayarlar altından Bütçe Ayarları (veya Harcama Limitleri) seçeneğine gidin.
2. Yeni Bütçe Tipi ve Limit Oluşturma
Sistemde yemek, yol, eğitim, temsil ağırlama veya donanım gibi farklı amaçlara hizmet eden bütçe tipleri tanımlayebilirsiniz. Yeni bir bütçe kalemi oluşturmak için sağ üst köşede yer alan “Bütçe Tipi Ekle” butonuna tıklayın. Açılan formda aşağıdaki alanları doldurmanız gerekecektir: • Bütçe Adı ve Limit Tipi Seçimi: - Bütçe Adı: Bütçeyi tanımlayan açıklayıcı bir isim girin (Örn: Yemek Bütçesi, Mobil İletişim Bütçesi). - Limit Tipi (Kullanım Türü): Bütçenin çalışanlar tarafından nasıl tüketileceğini belirler. İki farklı seçenek sunulur: * Kişi Başı (Individual Limit): Seçtiğiniz her bir çalışan için bağımsız limit tanımlanır. Çalışanların harcamaları sadece kendi limitlerinden düşer. * Ortak Havuz (Pooled Limit): Tanımlanan limit, bütçeye atanan tüm çalışanlar tarafından ortaklaşa tüketilir. Havuzdaki bütçe bittiğinde hiçbir çalışan o bütçeden harcama yapamaz.
3. Çalışan Ataması
Oluşturduğunuz bütçeyi kullanabilecek personeli belirleme adımıdır: - Bütçe formundaki Çalışanlar alanından, bu bütçe limitine dahil etmek istediğiniz çalışanları aratarak çoklu seçimle ekleyebilirsiniz. - Kişi Başı bütçelerde, eklediğiniz her çalışana dönem limitleri kadar bağımsız bütçe hakkı atanacaktır. - Ortak Havuz bütçelerinde ise atanan çalışanlar havuz limitinden harcama yapmaya yetkili kılınır.
4. Bütçe Dönemleri Tanımlama (Periods)
Bütçenizin hangi aylarda geçerli olacağını, toplam limitini ve para birimini dönemler aracılığıyla belirlersiniz. Dönem eklemek için “Dönem Ekle” butonuna basarak Bütçe Dönem Modalını açın: 1. Başlangıç Ayı & Bitiş Ayı: Bütçe limitinin geçerli olacağı zaman aralığını seçin (Örn: Başlangıç: Ocak, Bitiş: Aralık seçilirse yıllık; Başlangıç: Ocak, Bitiş: Mart seçilirse çeyreklik limit tanımlanır). 2. Limit Tutarı (KDV Dahil): Bu dönem için verilecek maksimum masraf limit tutarını girin. 3. Para Birimi: Limitinizin geçerli olacağı para birimini seçin (TL, USD, EUR veya GBP).
5. Güncelleme, Silme ve Limit Koruma Kuralları
Worknitive platformu, veri bütünlüğünü ve geçmişe dönük finansal raporların güvenirliğini korumak amacıyla bazı akıllı sınırlamalar uygular: • Aktif ve Geçmiş Dönem Koruması: - Süresi başlamış olan ya da içinde bulunulan aktif ayın bütçe dönemleri sistem tarafından kilitlenir. - Düzenleme işlemi sırasında yalnızca başlangıç tarihi gelecekte olan dönemlerin limitleri değiştirilebilir veya silinebilir. Geçmişe yönelik limit müdahaleleri engellenir. • Yeni Çalışan Eklenmesi: - Mevcut bir Kişi Başı bütçeye sonradan yeni bir çalışan dahil ettiğinizde, sistem mevcut dönem şablonlarını otomatik olarak tarar ve yeni çalışan için eşleşen limit tanımlarını kendiliğinden oluşturur. • Çalışanın Bütçeden Çıkartılması: - Bütçeden bir çalışan çıkartıldığında, o çalışanın o bütçedeki dönemleri incelenir. - Çalışan ilgili dönemde herhangi bir harcama talebi girmemişse (payments_count=0), o kişiye ait bütçe kayıtları tamamen silinir. - Ancak çalışanın sistemde onaylanmış veya bekleyen bir masrafı varsa, veri bütünlüğünü bozmamak adına o bütçe dönemleri silinmez, pasif olarak korunur.
6. Masraf Onay Kuralları ve Limit Kontrolü
Tanımladığınız bütçe limitleri, Masraf Onay Kuralları (Expense Approval Rules) ile entegre çalışır. - Personel harcama girişi yaparken ilgili bütçe kalemi seçildiğinde, sistem çalışanın o tarihe denk gelen aktif bütçe dönemini bulur ve kalan limit tutarını ekranda listeler. - Harcama onaylandığında, harcama tutarı otomatik olarak ilgili bütçe döneminin kalan bakiyesinden düşer. - Kural senaryolarına bağlı olarak (Örn: Bütçenin %80’i aşıldığında veya limit dolduğunda), harcama talebi sırasıyla yönetici, şube müdürü veya belirlenen özel onaylayıcının onayına düşer.
Onay Ayarları ve İş Akışları
Onay Zincirleri ve Akış Yönetimi
Worknitive platformu, şirket içindeki operasyonel süreçleri hızlandırmak ve denetlemek amacıyla gelişmiş ve esnek bir onay yönetim sistemi sunar. İzin talepleri, masraf harcamaları ve personel yoklama işlemleri için şirketinizin hiyerarşik yapısına uygun dinamik ve çok aşamalı onay zincirleri tasarlayabilirsiniz.
1. Onay Ayarları Paneline Erişim
Onay kurallarını oluşturmak ve yönetmek için: 1. Worknitive paneline Sistem Yöneticisi (SysAdmin) yetkilerine sahip bir hesapla giriş yapın. 2. Sol menüde yer alan Ayarlar sekmesine ve ardından Onay Ayarları sekmesine tıklayın. 3. Karşınıza 3 temel onay sekmesi çıkacaktır: • 👤 Yoklama Onayları: Çalışanların yoklama giriş yetkilerini belirler. • 🔐 İzin Onayları: İzin türlerine özel onay kuralları tanımlar. • 💰 Harcama Onayları: Masraf ve bütçe tiplerine özel limitli onay kuralları tanımlar.
2. İzin Onay Kuralları Yönetimi
Personelin talep ettiği izin türüne (Örn: Yıllık İzin, Rapor, Ücretsiz İzin) ve talep edilen gün sayısına göre farklı kişilerin onayından geçmesini sağlayan kurallardır. • 2.1. İzin Onay Kuralı Ekleme: 1. İzin Onayları sekmesine gelin ve “Kural Ekle” butonuna tıklayın. 2. Açılan pencerede kurala açıklayıcı bir Kural Adı verin (Örn: Yıllık İzin Standart Onay Süreci). 3. Kuralın geçerli olacağı İzin Türlerini seçin. Bir kurala birden fazla izin türü (Örn: Yıllık İzin ve Yol İzni birlikte) atayabilirsiniz.
2.2. İzin Senaryoları ve Gün Sınırları (Scenarios)
İzin talebinin uzunluğuna göre onay zincirini dallandırabilirsiniz: • Gün Sınırı (Sınır Tipi): - Gün Sayısı (Day Count): Belirli bir gün sayısına kadar olan izinler için sınır koyar (Örn: “5 güne kadar”). - Sınırsız (Infinite): Gün sayısına bakılmaksızın tüm izin talepleri için geçerli olur. • Sıralama: - Birden fazla senaryo tanımlıyorsanız, değerler artan sırada olmalıdır (Örn: 1. Senaryo: 3 güne kadar, 2. Senaryo: 10 güne kadar, 3. Senaryo: Sınırsız).
2.3. Onay Adımları (Approval Steps)
Her senaryo için sırasıyla onay vermesi gereken kişileri (Onay Zinciri) ekleyin. Onaycı tipleri şunlardır: - Onay Gerekmiyor (No Approval Required): İzin talebi girildiği anda otomatik olarak onaylanır. - Doğrudan Yönetici (Manager): Talebi yapan çalışanın profilinde kayıtlı olan birinci derece yöneticinin onayına düşer. - Şube Yöneticisi (Branch Manager): Çalışanın bağlı olduğu şubenin yöneticisinin onayına düşer. - Belirli Kişi (Specific Person): Şirketteki spesifik bir çalışanı onaycı olarak atamanızı sağlar (Örn: İK Direktörü).
3. Harcama Onay Kuralları Yönetimi
Çalışanların girdikleri masraf formlarının (fatura, fiş vb.) bütçesine veya harcama tutarına bağlı olarak onay mekanizmasından geçmesini sağlar. • 3.1. Kural Tanımlama ve Bütçe Kapsamı: - Kapsam (Scope): * Seçili Bütçeler (Selected Budgets): Kuralın sadece sizin seçtiğiniz belirli bütçe kalemlerinde (Örn: Yemek Bütçesi) geçerli olmasını sağlar. En az 1 bütçe seçmek zorunludur. * Tüm Bütçeler (All Budgets): Şirkette tanımlı tüm bütçe tiplerinde geçerli olan genel bir kural oluşturur. Bu seçenekte spesifik bütçe seçimi yapılmaz. - Çakışma Kontrolü: İzinlerde olduğu gibi, aktif bir bütçe kalemi aynı anda sadece tek bir aktif harcama onay kuralına dahil edilebilir. • 3.2. Limit Eşikleri ve Senaryo Türleri: Masraflar için senaryolar iki farklı limit türüne göre kurgulanabilir: - Tutar Bazlı (Amount): Harcama tutarına göre limit eşikleri koyar. (Örn: 1.000 TL’ye kadar olan masraflar 1. Onaycıya, 1.000 TL üstü masraflar ise 2. Onaycıya gider). Birden fazla tutar senaryosunda limit değerleri artan sırada olmalıdır. - Bütçe Bazlı (Budget): Bütçe limit oranına göre kontrol sağlar.
3.3. Harcama Onay Aşamaları
İzin onaylarında olduğu gibi; Onay Gerekmiyor, Doğrudan Yönetici, Şube Yöneticisi ve Belirli Kişi onaycı olarak tanımlanabilir ve sıralı bir onay zinciri oluşturulabilir.
4. Yoklama Onay Ayarları
Yoklama modülünde, çalışanların giriş-çıkış (check-in / check-out) kayıtlarını kimlerin manuel olarak oluşturabileceği veya düzenleyebileceği yetkisini belirler. Sekme altındaki basit onay kutuları (checkbox) aracılığıyla şu yetkiler verilir: - Doğrudan Yönetici Yetkisi: Aktif edildiğinde, yöneticiler kendi astları için yoklama kaydı girebilir. - Şube Yöneticisi Yetkisi: Aktif edildiğinde, şube yöneticileri kendi şubelerindeki tüm çalışanlar adına yoklama kaydı oluşturabilir. Ayarları değiştirdikten sonra sağ alttaki “Kaydet” butonuna basarak güncellemeleri tamamlayabilirsiniz.
5. Sistemde Onay Süreci Nasıl İşler? (Örnek Senaryo)
Bir personel sistem üzerinden talepte bulunduğunda Worknitive arka planda şu adımları izler: 1. [Talep Oluşturuldu] (Örn: 5 Günlük Yıllık İzin) 2. [Aktif Kuralların Taranması] (Yıllık İzin için aktif kural aranır) 3. [Senaryo Eşleşmesi] (5 gün, “3-7 Gün Arası Senaryosu” ile eşleşir) 4. [Onay Zincirinin Tetiklenmesi] - Adım 1: Doğrudan Yönetici Onayı (Bekliyor) -> Yöneticiye Bildirim Gider - Adım 2: Belirli Kişi (İK Müdürü) Onayı (Yöneticiden sonra tetiklenir) 5. [Talep Tamamen Onaylandı / Reddedildi] -> Çalışana durum bildirimi gider
Rol ve Yetki Yönetimi
Erişim Kapsamları ve Görev Devri
Worknitive İK Yazılımı, şirketiniz bünyesindeki hiyerarşik düzeni ve veri erişim sınırlarını belirlemek üzere esnek bir yetkilendirme sistemi sunar. Rol listeleri, yetki kapsamları, otomatik unvan geçişleri ve görev devir teslim süreçlerini bu bölümden öğrenebilirsiniz.
1. Rol ve Yetki Paneline Erişim
Kullanıcı rollerini görüntülemek ve düzenlemek için: 1. Worknitive paneline Sistem Yöneticisi (SysAdmin) yetkilerine sahip bir hesapla giriş yapın. 2. Sol menüde bulunan Ayarlar sekmesine tıklayın. 3. Ayarlar listesinden Roller ve Atamalar seçeneğine gidin. 4. Karşınıza 2 ana sekme çıkacaktır: • Rol Listesi: Şirketinizde tanımlı olan rolleri ve bu rollere sahip aktif çalışan sayılarını gösterir. • Çalışan Atamaları: Çalışanların rollerini manuel olarak değiştirebileceğiniz ve yönetimsel devir teslimleri planlayabileceğiniz ekrandır.
2. Worknitive Rol Yapısı ve Yetki Kapsamları
Worknitive platformunda varsayılan olarak tanımlanmış, sistem tarafından korunan 3 temel rol bulunur: • 🛡️ Sistem Yöneticisi (sysadmin): Şirket genelindeki tüm ayarlara, modüllere, kullanıcı hesaplarına, izin ve harcama kurallarına tam erişim yetkisine sahiptir. • 👤 Yönetici (manager): Kendi astlarının (doğrudan raporlayan personel), yönettiği şube veya departmandaki personellerin izin, harcama ve yoklama taleplerini onaylama yetkisine sahiptir. • 👥 Çalışan (employee): Kendisine ait profil bilgilerini görme, izin talebi oluşturma, harcama girme ve kendi yoklama kayıtlarını takip etme yetkisiyle sınırlıdır.
3. Otomatik Rol Atama Sistemi (Mutabakat)
Worknitive, yöneticilik unvanlarını otomatik olarak algılayan akıllı bir Mutabakat (Reconciliation) Motoruna sahiptir. - Bir çalışana organizasyon şemasında ast tanımlandığında veya o çalışan bir Şube ya da Departman Yöneticisi olarak atandığında; rolü sistem tarafından otomatik olarak Yönetici (manager) konumuna yükseltilir. - Benzer şekilde, bir yöneticinin altındaki tüm astlar başka birine devredildiğinde veya yöneticilik görevleri sonlandırıldığında; sistem otomatik olarak bu çalışanın rolünü Çalışan (employee) düzeyine indirir. - Bu sayede yetki tanımlarını manuel olarak değiştirmekle uğraşmanıza gerek kalmaz, organizasyon şeması güncellendiğinde yetkiler kendiliğinden hizalanır.
4. Rol Değişiklikleri ve Koruyucu Kurallar
Sistem verilerinin ve onay süreçlerinin kesintiye uğramaması için Worknitive bazı kısıtlamalar uygular: • Sistem Yöneticisi Koruma Kuralı: - Şirkette en az 1 adet aktif Sistem Yöneticisi (SysAdmin) bulunmalıdır. - Şirketteki son kalan sysadmin kullanıcısının rolünü çalışan/yönetici yapmak veya bu kullanıcıyı pasife çekmek isterseniz sistem buna izin vermeyecektir. • Aktif Yönetici Koruma Kuralı: - Altında aktif personelleri olan veya bir şubeyi/departmanı yöneten bir yöneticinin rolü doğrudan Çalışan olarak değiştirilemez. - Rol değişikliği yapmadan önce, bu yöneticinin görevlerinin ve astlarının başka bir yöneticiye devredilmesi gerekmektedir.
5. İşten Ayrılış (Offboarding) ve Görev Devir Teslim Süreci
Bir yöneticinin işten ayrılması veya pasif konuma getirilmesi durumunda, onay bekleyen süreçlerin aksamaması için Görev Devir Teslimi zorunludur. Bir kullanıcıyı pasif yapmak için: 1. Çalışan Atamaları ekranından ilgili personelin düzenleme panelini açın. 2. Kullanıcının durumunu Pasif (Aktif Değil) konumuna getirin. 3. Eğer bu kullanıcı bir yöneticiyse, sistem sizden zorunlu olarak bir Halef (Successor) seçmenizi isteyecektir. 4. Devredilecek Kişi (Halef) alanından aktif bir çalışan seçin ve işlemi onaylayın.
Sıkça Sorulan Sorular
Kullanım & Güvenlik Hakkında Merak Edilenler
Sistem kullanımı esnasında en çok karşılaşılan durumlar ve pratik cevapları.
Hâlâ yardıma mı ihtiyacınız var?
Kılavuzda aradığınız cevabı bulamadıysanız, destek ekibimize kolayca destek talebi gönderebilirsiniz.